Кажется, банальный вопрос. Но, мне так часто приходится на него отвечать, что я решила сделать пост
Тем более, что если вы наберете значение слова в поисковике — что вам только не выдадут, кроме того, что надо и того, что я напишу ниже
Счет или счет на оплату — это предварительное уведомление потенциального покупателя о предполагаемой сумме сделки, содержащее реквизиты на оплату
Это не документ для учёта, не относится к первичным документам, которые подтверждают событие в бизнесе/факт заключения сделки и т.п.
Зачем счет нужен?
Это исходит из определения. Чтобы увидеть — что и за сколько можно купить и чтобы сделать предоплату. Либо, заключен договор на сложную поэтапную услугу, где есть и реквизиты, и цены — а счета выставляются на конкретные этапы. Покупатель уже не потенциальный, сумма не предполагаемая, но суть счета не меняется — это основание оплаты с ценой и реквизитами, не являющееся документом о факте события. Либо заключен договор без итоговой цены, например на куплю-продажу товаров из ассортимента и счета выставляются по мере необходимости покупателя в чем-то конкретном. И т.д.
Когда счета хранят и когда они имеют вес?
В микробизнесе счета оплачивает предприниматель или дает на оплату помощнику, после оплаты счет им не нужен. В организациях крупнее человеку, создающему платежные поручения, несут счета разные люди и он сохраняет их, чтобы ответить перед собственником по основаниям платежей. Еще крупнее организация — с отделами, где есть лица, принимающие решения — к счетам прикрепляют еще и служебные записки с подписью ЛПР, разрешающей заплатить и «платежник» хранит всё. Работая в бюджете, я видела, что бухгалтеры прикрепляли счета к распечатанным выпискам банка с платежными поручениями, либо в отдельных папках по кварталам или годам. То есть, мы понимаем, что речь идет о внутреннем контроле оплат для собственника.
Или такой вариант — в договоре аренды арендодатель обязуется выставлять в определенные сроки счет на переменную часть аренды — коммунальные услуги, а арендатор обязуется в определенные сроки оплатить этот счет. Тогда факт опоздания счета спасает арендатора от претензий за несвоевременную оплату. То есть, мы понимаем, что речь идет об индивидуальных условия договора и обязанностях сторон, где важна дата выставления счета и нужна его сумма
И как вывод — отсечём заблуждения:
▪️ если бизнес отдал бухгалтерию и/или налоговый учет на аутсорс, а платежные поручения в своем банке составляет сам — не нужно передавать аутсорсеру счета
▪️ не нужно складывать и хранить выставленные покупателям счета или входящие счета, если иное не обусловлено вашим внутренним порядком
▪️ не существует требований по нумерации счетов от контролирующих органов или контрагентов. И номера счетов не должны совпадать с номерами актов, ТН, УПД
▪️ не надо просить поставщика поставить на счёте печать. Там и поля такого нет, для печати
▪️ необязательно после того, как сделка состоялась, т.е. подписан акт о приеме услуги или товарная накладная о передаче товара, просить у поставщика счет, чтобы доплатить. А бывает, что прям требуют, мол, не оплатим, пока счет не дадите. Основанием платежа, которое вы укажете в платежном поручении, может быть не только счет, но и акт, ТН, УПД, акт сверки, и просто договор
Относитесь к счетам легче)
Примечание: речь в посте не шла о счете-оферте — это уже и счет и договор, в нём содержатся существенные условия договора, условия акцепта, срок действия и т.п. Тогда собственник может оставить себе счет и хранить, как договор